Avis de confidentialité

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ D’HYDRO OTTAWA À L’INTENTION DES CLIENTS

Le présent Avis de confidentialité à l’intention des clients énonce les principes qu’applique Hydro Ottawa pour protéger les renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous sa garde et qui concernent ses clients et d’autres personnes.

De façon générale, l’utilisation de produits et de services par un client repose sur l’autorisation, que la loi confère à Hydro Ottawa, de recueillir, d’utiliser et de communiquer ses renseignements personnels pour tous les besoins liés à la prestation des services de l’entreprise à ses clients. L’Avis de confidentialité d’Hydro Ottawa porte sur l’utilisation des renseignements personnels ainsi que, le cas échéant, sur les choix qui s’offrent aux individus et sur le consentement exigé pour toutes les fins non liées aux fonctions relevant du mandat de l’entreprise relatif à la fourniture d’électricité.

En acceptant de recevoir des services offerts par Hydro Ottawa, en consultant son site Web ou en lui fournissant autrement vos renseignements personnels, vous reconnaissez les pratiques dont fait état le présent avis de confidentialité. Puisque les modalités de cet avis pourraient être modifiées de temps à autre, vous devriez le passer en revue à l’occasion pour prendre connaissance des modifications qui pourraient y avoir été apportées.

Hydro Ottawa se fait un devoir de conserver les renseignements personnels qu’elle recueille conformément aux obligations qui lui incombent en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels auxquelles elle est assujettie, à savoir la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE » – loi fédérale), la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (« LAIMPVP » – loi ontarienne), électricité (Loi de 1998 sur l'), ainsi que les modalités du permis de distributeur d’électricité délivré à Hydro Ottawa limitée par la Commission de l’énergie de l’Ontario (« permis de distributeur »).

RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

On entend par « renseignement personnel » tout renseignement concernant un individu identifié ou identifiable. Les renseignements personnels qu’Hydro Ottawa peut recueillir sont, par exemple, votre nom, votre date de naissance, vos coordonnées (y compris votre adresse de courriel), les renseignements nécessaires à la gestion de votre compte et à la validation de votre identité, les renseignements sur les transactions ainsi que les autres renseignements à votre sujet recueillis de façon électronique, en personne ou par téléphone.

Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom d’un employé d’une organisation, le titre de son poste, son adresse professionnelle ni son numéro de téléphone professionnel. Ils ne comprennent pas non plus les renseignements agrégés ne permettant pas d’identifier un individu.

Dans le présent avis de confidentialité, « Hydro Ottawa », « nous », « notre » et « nos » renvoient à la Société de portefeuille Hydro Ottawa inc. ainsi qu’aux sociétés affiliées et filiales qui lui appartiennent directement ou indirectement, notamment Hydro Ottawa limitée, Énergie Ottawa, qui exerce ses activités sous le nom de « Portage Énergie », ainsi qu’Envari Energy Solutions Inc., qui exerce ses activités sous le nom d’« Envari ». Par ailleurs, « client », « vous », « votre » et « vos » renvoient à la personne qui est un client, un client éventuel, un fournisseur ou un autre membre du public et dont les renseignements personnels sont en notre possession ou sous notre garde. Le présent avis de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements concernant les clients commerciaux qui exercent des activités à titre de société par actions ou de société de personnes ou, encore, sous une autre forme d’association. Hydro Ottawa protège toutefois la confidentialité de ces renseignements conformément à la loi, notamment en application des codes de conduite réglementaires publiés par la Commission de l’énergie de l’Ontario ainsi que des ententes contractuelles qu’elle conclut.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant vos renseignements personnels ou le présent avis de confidentialité, veuillez nous en fait part par la poste ou par courriel :

Société de portefeuille Hydro Ottawa inc.
Case postale 8700
Ottawa (Ontario)  K1G 3S4
À l’attention de l’avocat général 
Courriel : [email protected]

RESPONSABILITÉ

Il incombe à Hydro Ottawa de protéger les renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous sa garde, notamment tous les renseignements personnels que nous détenons ou transférons à un tiers pour qu’il les traite. À cette fin, nous maintenons un programme et des politiques de protection de la vie privée et mettons en place des politiques et des procédures organisationnelles en vertu desquelles Hydro Ottawa et ses sociétés affiliées doivent gérer les renseignements personnels, conformément aux principes énoncés dans le présent avis de confidentialité.

UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS

Nous vous indiquerons au plus tard au moment de la collecte pourquoi nous recueillons vos renseignements personnels. L’employé ou le représentant qui recueillera ces renseignements vous expliquera les fins auxquelles ils seront utilisés ou vous invitera à consulter une personne désignée au sein d’Hydro Ottawa qui pourra vous expliquer ces fins.

À moins que la loi l’exige, Hydro Ottawa n’utilise pas et ne communique à aucune fin non précisée, quelle qu’elle soit, des renseignements personnels préalablement recueillis sans avoir d’abord déterminé et documenté la nouvelle fin en question et obtenu le consentement du client.

Tous les renseignements personnels recueillis par Hydro Ottawa le sont aux fins suivantes :

• mettre en place, fournir et maintenir le service d’électricité et des services de télécommunications ou accessoires;
• confirmer l’identité de nos clients, répondre à leurs demandes d’information et entretenir avec eux une relation d’affaires de façon responsable;
• rémettre les factures, percevoir les paiements et envoyer des avis;
• traiter les paiements préautorisés;
• consulter le dossier de crédit des clients pour vérifier leur solvabilité;
• déterminer si un client est admissible à des produits et à des services;
• recommander des produits et des services particuliers répondant aux besoins des clients;développer, améliorer, promouvoir ou fournir des produits et des services d’Hydro Ottawa;
• communiquer aux clients de l’information sur le secteur de l’électricité, les tarifs et les programmes d’économie d’énergie, par exemple les programmes qui leur permettent de comparer leur consommation d’énergie avec celle d’autres groupes de clients;
• renseigner les clients sur l’existence de programmes, anciens et nouveaux, et leur faire part d’événements, de causes ou de toute autre activité commanditée par Hydro Ottawa;
• gérer et faire croître les activités d’Hydro Ottawa;
• satisfaire à des exigences législatives ou réglementaires;
• exercer une surveillance à l’appui de la protection de l’infrastructure (p. ex. télévision en circuit fermé), de la sécurité physique, du réseau et des données;
• développer de nouveaux produits et services;
• servir les intérêts légitimes d’Hydro Ottawa en tant qu’organisation, notamment afin de satisfaire à des obligations contractuelles ou de faire valoir ou défendre des revendications dans le cadre d’affaires ou de litiges réglementaires;
• assurer le contrôle de la qualité et la formation, par exemple en enregistrant les appels téléphoniques.

CONSENTEMENT

Au moment d’obtenir le consentement, Hydro Ottawa déploie des efforts raisonnables pour s’assurer que le client est informé des fins auxquelles elle utilisera ou communiquera ses renseignements personnels. Ces fins sont énoncées de façon que le client puisse raisonnablement les comprendre.

À moins que la collecte ou l’utilisation des renseignements personnels soit exigée par la loi ou les modalités de son permis, Hydro Ottawa obtiendra votre consentement, au moment de la collecte, pour utiliser et communiquer vos renseignements personnels. Hydro Ottawa peut toutefois demander votre consentement pour utiliser ou communiquer des renseignements personnels après leur collecte, mais elle doit le faire avant de les utiliser ou de les communiquer à une nouvelle fin.

Hydro Ottawa peut demander votre consentement pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels pour le motif qu’elle fournit un bien ou un service uniquement si ces renseignements sont nécessaires à cette fin.

Pour déterminer la forme de consentement qu’elle doit obtenir, Hydro Ottawa prend en compte le degré de sensibilité des renseignements personnels et les attentes raisonnables des clients.

En général, l’utilisation de produits ou de services d’Hydro Ottawa par un client constitue un consentement implicite à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels par Hydro Ottawa à toutes les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Un client peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable. Par exemple, Hydro Ottawa ne peut accepter le retrait d’un consentement lorsque l’entreprise a besoin des renseignements personnels pour continuer de fournir un produit ou un service. Les clients peuvent communiquer avec Hydro Ottawa pour en savoir plus concernant les conséquences du retrait de leur consentement.

LIMITATION DE LA COLLECTE

Hydro Ottawa recueille des renseignements personnels principalement auprès de ses clients. L’entreprise n’exigera pas, pour le motif qu’elle fournit un produit ou un service, qu’un client consente à la collecte de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées.

Hydro Ottawa peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment les agences d’évaluation du crédit, les employeurs, les personnes dont le nom a été fourni en référence ou tout autre tiers qui déclare avoir le droit de communiquer ces renseignements.

LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION

Hydro Ottawa peut également utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement si une situation d’urgence met en danger la vie, la santé ou la sécurité de toute personne. Elle peut aussi communiquer des renseignements personnels à l’insu de l’intéressé ou sans son consentement à un avocat représentant des entreprises, dans le but de recouvrer une créance ou de respecter une assignation, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal ou, encore, toute autre exigence prévue par la loi

Seuls les employés d’Hydro Ottawa qui en ont besoin pour des raisons opérationnelles ou dont les attributions le requièrent de façon raisonnable ont accès aux renseignements personnels des clients.

En raison de la structure du secteur ontarien de l’électricité, il est possible que nous devions transmettre les données sur votre facturation et votre consommation à des tiers chargés de la facturation ou du règlement, par exemple si vous avez conclu un contrat distinct avec un détaillant d’électricité. Nos liens avec les tiers en matière de facturation, de règlement et de réglementation sont régis par notre permis de distributeur et les codes réglementaires établis par la Commission de l’énergie de l’Ontario.

Hydro Ottawa peut avoir recours à des employés, à des entrepreneurs ou à d’autres entreprises et à des tiers pour fournir en son nom des services qui nécessitent l’accès à des renseignements personnels. Il est possible que ces tiers soient établis à l’extérieur de l’Ontario ou du Canada.

Conformément à son permis de distributeur, Hydro Ottawa ne communique des renseignements au sujet d’un client (notamment des renseignements personnels) à aucune de ses sociétés affiliées sans le consentement écrit de l’intéressé, sauf si la communication de ces renseignements est nécessaire aux fins :

1. de la facturation ou de ses transactions sur le marché ;
2. de l’application de la loi; ou
3. de la conformité à une exigence juridique.

Hydro Ottawa ne conserve les renseignements personnels qu’aussi longtemps qu’ils demeurent nécessaires ou utiles pour la réalisation des fins auxquelles ils ont été recueillis ou que l’exige la loi. Selon les circonstances, si des renseignements personnels ont servi à prendre une décision au sujet d’un client, Hydro Ottawa doit les conserver assez longtemps pour permettre au client d’exercer son droit d’accès aux renseignements concernant la décision proprement dite ou les motifs de celle-ci.

En matière de conservation et de destruction des renseignements et des documents, Hydro Ottawa met en œuvre des mécanismes de contrôle et des pratiques raisonnables s’appliquant aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou utiles pour les fins auxquelles ils ont été recueillis ou dont la conservation n’est pas exigée par la loi. Ces renseignements sont alors détruits, effacés ou dépersonnalisés.

EXACTITUDE

Les renseignements personnels utilisés par Hydro Ottawa doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour la prise d’une décision au sujet d’un client. Hydro Ottawa met à jour les renseignements personnels au sujet des clients principalement lorsque c’est nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis ou dès qu’un client l’informe de changements à ces renseignements.

MESURES DE SÉCURITÉ

Hydro Ottawa prend des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisées. Elle protège ces renseignements sans égard à la forme sous laquelle ils sont conservés.

Sauf disposition contraire, Hydro Ottawa protège les renseignements personnels qui sont communiqués à des tiers en avisant ces derniers de la confidentialité de ces renseignements, en s’assurant que des mécanismes de contrôle contractuels appropriés sont en place, en précisant les fins auxquelles ces renseignements seront utilisés, en limitant le nombre de personnes dont les fonctions professionnelles requièrent l’accès aux renseignements et en exigeant la mise en œuvre de mesures de sécurité physiques et procédurales pour protéger ces renseignements.

Tous les employés d’Hydro Ottawa qui ont accès aux renseignements personnels s’engagent à en respecter la confidentialité dans le cadre de leurs conditions d’emploi.

TRANSPARENCE

Hydro Ottawa est résolue à faire en sorte que l’information relative au présent avis de confidentialité soit facile à comprendre, accessible et à jour. À l’occasion, elle apporte des modifications à son avis de confidentialité et publie ces modifications sur son site Web et, s’il y a lieu, elle joint à ses factures un encart à ce sujet.

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Vous pouvez obtenir sur demande de l’information sur le type de renseignements personnels à votre sujet qu’Hydro Ottawa a en sa possession ou sous sa garde ainsi que sur l’utilisation et la communication de ces renseignements. De plus, vous pouvez autoriser une tierce partie à accéder à certaines données, y compris des renseignements personnels; vous pouvez révoquer sur demande une telle autorisation. Hydro Ottawa peut exiger une preuve d’identité satisfaisante avant de donner accès à des renseignements personnels, que ce soit à vous-même ou à toute tierce partie que vous avez autorisée à le faire. S’il y a lieu, Hydro Ottawa peut également percevoir des frais minimes pour couvrir les coûts de reproduction. Hydro Ottawa peut refuser de vous donner accès à vos renseignements personnels dans les cas où ce refus est autorisé (par exemple lorsque l’accès porterait atteinte à la vie privée d’une autre personne) ou si la loi ou un organisme de réglementation l’exige.

Si vous estimez que des renseignements qui vous concernent sont inexacts ou incomplets, vous pouvez demander à Hydro Ottawa d’y apporter les corrections nécessaires. Si nous ne corrigeons pas ces renseignements, nous mettrons à votre dossier une note faisant état de votre contestation. Par ailleurs, vous pouvez demander que des renseignements à votre sujet soient détruits. À titre de compagnie d’électricité, nous sommes toutefois tenus de conserver certaines données pour respecter nos obligations règlementaires et contractuelles. La suppression de renseignements ne sera possible que si ceux-ci ne sont pas utilisés aux principales fins susmentionnées et elle pourrait réduire notre capacité de communiquer avec vous par Internet. Pour demander la suppression de vos données dans les médias sociaux, veuillez vous adresser à notre Service à la clientèle en cliquant sur le lien https://hydroottawa.com/fr/nous-joindre.

CONTESTATION DE LA CONFORMITÉ

Tout client peut contester la conformité d’Hydro Ottawa au présent avis de confidentialité en communiquant avec l’avocat général de l’entreprise (voir les coordonnées ci-dessus).

Hydro Ottawa fait enquête sur toutes les plaintes pour non-conformité au présent avis de confidentialité. Si une plainte s’avère fondée, elle prend les mesures appropriées pour la résoudre. Au besoin, Hydro Ottawa apporte notamment des modifications à ses politiques et procédures. Le client est informé du résultat de l’enquête menée par suite de sa plainte.

OUTILS D’ANALYSE DE SITES WEB ET COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour son site Web, ses services en ligne, ses applications interactives, ses courriels et ses publicités, Hydro Ottawa peut avoir recours à des témoins et à d’autres technologies d’analyse.

Les témoins permettent aux applications Web de personnaliser leurs réponses. Ainsi, une application peut adapter ses opérations en fonction de vos besoins et de vos goûts en recueillant et en mémorisant l’information concernant vos préférences. Par exemple, des témoins peuvent être associés aux formulaires en ligne d’Hydro Ottawa que vous pourriez souhaiter présenter périodiquement.

Ces technologies aident aussi Hydro Ottawa à mesurer le rendement et l’intérêt. La fin visée par la collecte de renseignements personnels au moyen de ces technologies concorde avec les fins énoncées ci-dessus sous la rubrique « Utilisation des renseignements personnels que nous recueillons ».

Notre objectif consiste à faciliter et à personnaliser votre expérience comme client d’Hydro Ottawa. Les clients ont la possibilité d’empêcher l’installation de témoins en désactivant cette fonction dans les options de leur navigateur. Ils peuvent aussi supprimer les témoins. Ces mesures pourraient toutefois nuire à leur expérience dans notre site Web.

En créant notre site Web, nous avons intégré les outils de chiffrement et d’authentification standards de l’industrie pour protéger les renseignements personnels.

Par ailleurs, nous avons recours à des mesures technologiques, comme des routeurs et des pare-feu sécurisés, pour protéger les renseignements personnels. Avant de transmettre par Internet les renseignements recueillis dans notre site Web, nous les chiffrons au moyen d’une technologie standard de l’industrie pour sécuriser les transactions en ligne.

Malheureusement, en raison de la nature d’Internet, nous ne pouvons garantir qu’il n’y aura aucune perte ni aucune mauvaise utilisation des renseignements personnels transmis par ce réseau informatique.

La politique sur la protection de la vie privée est aussi accessible en version PDF.

Dernière mise à jour de notre politique sur la protection de la vie privée : octobre 2016.